Administration af persondata i SWS

 

Revisionshistorie

Revision:

Dato:

Udgiver:

Beskrivelse:

1.0

23-05-2018

PA

Første udgave

       
       
       
 

 

 

 

 

Indledning

Datalovgivningen fordrer, at Skandinavisk Wayfarer Sammenslutning (herefter benævnt SWS) inden 25-5-2018 er i stand til at overholde den af EU vedtagne persondataforordning.

I den forbindelse skal SWS blandt andet opfylde følgende:

  • Dokumentere hvilke personoplysninger vi behandler og hvem vi deler dem med
  • Indhente og opbevare samtykkeerklæringer fra medlemmerne
  • Oversigt over behandlingsaktiviteter
  • Oplysningspligt om behandlingsgrundlag, hvor længe oplysninger behandles og muligheden for at klage til Datatilsynet
  • Beskrive procedurer og rutiner for hvordan man f.eks. bliver slettet af SWS’s register
  • Dokumentere hvilke kategorier af personoplysninger der behandles, og på hvilket retsligt grundlag
  • Procedurer som beskriver forholdsregler ved hackerangreb og rapportering
  • Kun at indsamle de absolut nødvendige persondata, og ikke opbevare dem længere end nødvendigt

 

Dataansvarlig

Dataansvarlig i SWS er den til enhver tid valgte bestyrelse jævnfør SWS’s vedtægt.

 

Oversigt over databehandlingsaktiviteter i SWS

Generelt

Alle persondata, som håndteres af SWS, tager udgangspunkt i de personoplysninger, som er registreret i medlemsdatabasen i Memberlink.

Memberlink er SWS’s administrative partner, som administrerer medlemsoplysninger, kontingentbetalinger samt klubbens regnskab.

Samarbejdet mellem SWS og Memberlink er beskrevet i en særskilt databehandleraftale.

Memberlink ApS
Stenager 2
6400 Sønderborg
CVR: 33381638

Persondatainformationer registreret i Memberlink omfatter alene persondata i kategorien: Almindelige Personoplysninger.

SWS håndterer udelukkende almindelige persondata, og ikke personoplysninger, som kræver en højere grad af beskyttelse.

I det følgende angives specifikt hvilke persondata, som benyttes/udveksles i SWS’s forskellige instanser.

Medlemsdata, som opbevares i Memberlink

  1. Indmeldelsessår
  2. ID nummer (arbitrært løbenummer tildelt af Memberlink ved medlemsoprettelsen) 
  3. Oprettelsesdato
  4. Navn
  5. Fødselsdag
  6. Postadresse
  7. Telefonnummer
  8. Email adresse
  9. Betalingskortets sidste 4 cifre og udløbsdato (såfremt kortinfo er registreret på hjemmesiden) De fulde oplysninger ombetalingskortet opbevares af DIBS (datterselskab af Nets), som er vores leverandør af betalingsløsning.
  10. Billede af medlem. Medlemmer kan selv uploade et billede til medlemsdatabasen. (Valgfrit)

Alle ovennævnte data, med undtagelse af ID nummer, er informationer, som det enkelte medlem selv har indlæst i databasen ved sin indmeldelse i SWS. Alle medlemmer har et personligt login i Memberlink, og er selv ansvarlig for, at de personlige data er korrekte og opdaterede.  I forbindelse med indlæsningen af de personlige oplysninger ved indmeldelse giver medlemmet samtidig sin accept til, at SWS har råderet over de opgivne data. 

SWS’s administration har adgang til alle ovennævnte informationer med undtagelse af Dankortoplysningerne, som alene udveksles mellem medlemmet og Memberlink via en sikret dataforbindelse. Medlemmer, som ikke ønsker at opgive Dankortoplysninger, kan betale med darnkort uden at registrere/gemme kortoplysninger, eller undtagelsesvis benytte betaling via bankoverførsel som alternativ betalingsform. 

Ovennævnte oplysninger er alle nødvendige for at kunne administrere medlemmernes kontingentbetalinger i de forskellige af klubben definerede medlemskategorier.

Memberlinks ID nummer anvendes i forbindelse med tildeling af SWS medlemsnummer.

Alle medlemsdata slettes 2 år efter udmeldelse af SWS.


Samtykke og privatlivsindstillinger

Efter 25.maj 2018 vil medlemsdata ikke fremgå af systemunderstøttede lister som f.eks. tilmedlingslister og medlemsgallerier, medmindre medlemmet har givet explicit samtykke til dette via Memberlink. (4/6 2018: Dette er ikke implementeret endnu!)

Efter samtykke kan medlemmet indstille om konkrete kontaktoplysninger (f.eks. Tlf. nr og Emailadresse) ønskes skjult.

Denne indstilling gøres under under den personlige menu. Vælger du at skjule data, så kan SWS ikke længere generere deltagerlister med din tilmelding til f.eks. kapsejladser, tursejladsarrangementer etc.

Kontaktoplysninger, som er manuelt opdateret på hjemmesiden i f.eks. nyheder eller lign. manuelt indtastede data, er ikke dækket af indstillinger under Privatlivsindstillingerne. Der skal rettes henvendelse til Webmaster for at fjerne disse.

Under privatlivsindstillinger kan et medlem få oplyst hvilke data der er registreret i systemet på medlemmet.

  

Register over målte Wayfarerjoller

Chefmåleren udarbejder og vedligeholder en liste over målte Wayfarerjoller med udgangspunkt i data fra medlemsregisteret i Memberlink.

En liste over målte Wayfarerjoller findes på foreningens hjemmeside, hvor den er offentligt tilgængelig. Listen over målte både indeholder følgende nødvendige informationer:

  1. Navn på registrerede ejer
  2. Sejlnummer på Wayfarerjollen

Listen over målte både administreres af Chefmåleren og lagres i arkiv hos Memberlink.

 

Kontaktinformation på deltagere i SWS udvalg:

SWS har nedenstående udvalg hvor deltageres kontaktinformation fremgår af lister på SWS hjemmeside og i foreningens klubblad W-nyt.

Lister på hjemmesiden er tilgængelige for alle.

Klubbladet W-nyt udsendes til alle medlemmer af SWS, annoncører i bladet og enkelte eksemplarer bruges til PR aktiviteter for SWS.

  • Bestyrelse
  • Kapsejladsudvalg
  • Tursejladsudvalg
  • Målere
  • Webudvalg
  • SWS-Udlån
  • SWS-Service, PR og Salg
  • Kontaktpersoner
  • Følgende informationer fremgår af listerne:
  1. Navn
  2. Adresse
  3. Telefonnummer
  4. E-mail adresser
  5. Billede som medlem har uploadet

Oplysninger, som SWS deler med andre interessenter

 

Memberlink ApS

Se ovenfor under Generelt

 

Distibutionsvirksomhed

Fremsendelse af adresseliste til brug ved udsendelse SWS’s medlemsblad: W-nyt

Følgende informationer udveksles:

  1. Navn
  2. Adresse

Adresselisten administreres og vedligeholdes af sekretæren med baggrund i data fra medlemsdatabasen i Memberlink.

Adresselisten opbevares i administrations arkiv hos Memberlink

Forud for distibution af et nyt blad sendes adresselisten på krypteret form med e-mail til distributionsvirksomhed:

Porto Partner ApS
Islevdalvej 100A
2610 Rødovre
Tlf. 7023 0172
CVR.: 3351 1477

Adresselisten hos distibutionsvirksomheden slettes efter 60 dage. 

 

Arrangementer

I forbindelse med arrangementer (Kapsejladsstævner, Træningssamlinger, Wayfarertræf / rallies) med tilmelding via Memberlink udveksles følgende persondata på de tilmeldte mellem de deltagende klubber/arrangører:

  1. Navn
  2. Kontaktoplysninger: telefon nr, email adresse

Procedure ved hackerangreb

Ved konstatering af hackerangreb på klubbens hjemmeside eller der ved uheld sker brud på datasikkerheden, samles udpegede medlemmer af bestyrelsen for at tage stilling til hvorledes den aktuelle sag skal håndteres.

 Vejledning fra Dansk sejlunion skal søges forinden. Anmeldelse skal som udgangspunkt ske senest 72 timer efter opdaget sikkerhedsbrud.

Databehandling af persondata på egen computer

Bestyrelse og udvalg i SWS har, for at kunne administrere klubbens aktiviteter, i nogen udstrækning behov for at behandle persondata til udarbejdelse af forskellige lister på egen computer.
I den udstrækning der ikke behandles data med krav om højere grad af beskyttelse, kan der frit håndteres personlige data til udarbejdelse af de fornødne oversigter, lister m.v. Dette omfatter i praksis de informationer, som er tilgængelige fra medlemsdatabasen.

Sletning af medlemsdata

Medlemmer, som ønsker udmeldelse og dermed sletning af persondata, skal rette henvendelse til kassereren, som er ansvarlig for at personoplysningerne bliver slettet fra medlemsdatabasen samt eventuelle andre lister, hvor medlemmet måtte være repræsenteret (jævnfør Oversigt over databehandlingsaktiviteter i SWS)